Definindo bons termos e condições para sua pequena empresa

Patrocinado por:

Quando você está nos primeiros dias de iniciar o seu negócio, há uma lista interminável de tarefas para concluir. A classificação dos termos e condições de comércio não está no topo da lista. Começar seu mercado de produto pronto, encontrando clientes e introduzindo no mercado seu produto faz exame da prioridade no processo startup.

Negligenciar esta parte menos sexy de seu negócio, entretanto, poderia impactar seu fluxo de dinheiro com pagamentos atrasados ​​e ter que pagar por materiais antes de tomar pagamentos.

No pior dos casos, você pode acabar gastando muito dinheiro e desperdiçando tempo em coleções de dívidas.

O atraso de pagamento é um fato da vida para pequenas empresas, como clientes muitas vezes dar menor prioridade às contas de pequenas empresas. Com os termos certos no lugar, no entanto, você pode garantir que você começa pago em primeiro lugar. Obtenha seus termos e não há desculpa para pagamentos lentos.

Proteja sua empresa

Claramente, se você não especificar termos e condições que você colocar-se em risco de incerteza e mal-entendidos - é vital para estabelecer o arranjo real entre as duas partes envolvidas em qualquer acordo. Você precisa cobrir-se, para que os clientes ou parceiros não têm oportunidade de voltar em sua palavra.

"Se não houver nada escrito, não há nenhuma prova", & quot; Diz Joanna Tall, advogada comercial e fundadora da Off To See My Lawyer. "Do mesmo modo, se os termos forem por escrito, é uma prova que pode produzir perante um tribunal, se for necessário. & Quot;

Emma Jones, fundadora da Enterprise Nation e co-fundadora da pequena empresa StartUp Britain concorda. "Essencialmente, ter termos e condições protege você como um negócio", ela diz. "Os termos e condições certamente têm um papel importante a desempenhar quando se trata de duas partes (cliente / fornecedor, parceiros de joint venture) que entendem suas funções, direitos, papéis e responsabilidades."

O que incluir

De acordo com Tall, termos bem elaborados devem agir como um manual ou livro de receitas para fazer negócios e ter absoluta clareza sobre o que deve acontecer em uma determinada situação. "Eles devem definir o que os termos acordados são entre as partes e mais importante o que acontece se as coisas derem errado ou uma das partes quer sair ou é incapaz de continuar" Ela explica. & Quot; Termos e condições também podem economizar muito dinheiro, abordando todas as questões no início. Isso, por sua vez evita disputas mais tarde sobre o que pode ou não ter sido acordado. & Quot;

Os elementos exatos a incluir dependem do negócio individual mas você deve considerar incluir:

• Uma definição clara de quais produtos ou serviços serão fornecidos

• Estabelecer as condições de pagamento - quando é o pagamento devido

• Quaisquer garantias ou garantias oferecidas

• Prazos para entrega e quaisquer perguntas

• Especificar o que acontece se uma das partes não entregar ou pagar ou quiser terminar o relacionamento

• O prazo do contrato e que aviso é exigido para sair dele

• Qual lei deve reger o contrato

Algumas coisas devem ser incluídas nas faturas. "Existe um requisito legal para que as facturas estabeleçam o nome eo endereço da empresa como um mínimo", & quot; Diz Tall. Além disso, se forem uma sociedade anónima, devem indicar o nome da empresa; O número da empresa; Onde está registado; O endereço da sede social, que pode ser diferente do seu endereço comercial ou de correspondência; E se você desejar, todos os nomes dos diretores - não apenas alguns deles. Se a empresa está registada para o IVA, deve indicar o número de IVA.

Não há nenhuma exigência legal para incluir termos e condições em facturas, embora muitas pessoas colocar seus termos na parte de trás deles.

Quando as coisas não estão claras

Falha ao especificar termos poderia ter um sério impacto no seu fluxo de caixa, de acordo com Tall: "Você pode acabar em uma situação em que o cliente acha que vai pagar no final do projeto e você acha que está sendo pago no início ou Em etapas, para que você possa acabar tendo que pagar por materiais e pessoal antes de ter recebido o dinheiro do cliente, & quot; ela diz.

"Igualmente, se você não especifica isso em seus termos, não tem o direito de cobrar juros por atraso de pagamento, então novamente você estará fora do bolso se um cliente paga tarde". & Quot;

Um tamanho não se encaixa em todos

Tall diz que é importante certificar-se de que seus termos são especificamente escritos para o seu negócio - você não pode assumir um outro negócio terá as mesmas necessidades que o seu. Crucialmente, ela diz, não acho que você pode ala-lo. Consultar um advogado e evitar a tentação de copiar os termos de outra pessoa como seu negócio é diferente e eles podem não ter consultado um advogado se, & quot; ela diz.

Em suas startups Jones usou os advogados e os termos escritos ela mesma. Isto "depende, evidentemente, do projecto em particular", & quot; ela diz. & Quot; Mas um site eu referência um bom negócio é clickdocs. Onde você pode baixar contratos básicos, modelos, acordos e termos e condições. Se a situação requer algo mais especializado ou sofisticado, vale a pena procurar o conselho de um advogado, & quot; Ela acrescenta.

Jones não acha que os empresários prestem tanta atenção a essa área como deveriam. "Mas eu entendo isso como há muito o que fazer quando iniciar e crescer um negócio, portanto, o negócio detalhado de termos e condições pode cair até o final da lista de tarefas", & quot; ela diz. "Eu aconselharia startups para exibir termos e condições em seu site e concordar termos de pagamento; Ambos recebendo fundos de clientes e pagando fundos a fornecedores. Com estes termos e condições principais e padrão cobertos, você espera não terá que gastar muito mais tempo nesta tarefa específica. & Quot;

Principais sugestões para definir os seus termos e condições

• Elabore uma lista dos principais termos comerciais que você está oferecendo aos seus clientes

• Pense em todos os cenários do que poderia eventualmente dar errado e depois estabeleça o que faria em cada caso.

• Imagine o cliente mais incómodo possível ao fazer este exercício

• Coloque-se no lugar de seus clientes e certifique-se de que o idioma está no seu nível e amigável. Esconder tudo em uma página na menor fonte possível não vai encorajá-lo a seus clientes

• Não se esqueça dos termos de troca - este deve ser algo que você revisitar e atualizar, como e quando necessário.

• Em caso de dúvida, procure ajuda. Peça conselhos ao seu mentor, a um profissional ou a outros empresários.

- Esta peça foi originalmente publicada em fevereiro de 2017

Este conteúdo é trazido a você por Guardian Professional. Para receber mais deste tipo você pode se tornar um membro da Rede de Pequenas Empresas aqui.